Văn phòng


09:06' AM-24, 24/01/2014

Chức năng:

Văn phòng Tổng công ty có chức năng tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; tổng hợp, theo dõi và đánh giá thực hiện công việc, quản lý hệ thống chất lượng (ISO); công tác quản trị của cơ quan Tổng công ty; công tác y tế; công tác quan hệ cộng đồng; thông tin, tuyên truyền, giáo dục truyền thống, văn hoá doanh nghiệp; công tác thi đua khen thưởng Tổng công ty; quản lý và ứng dụng công nghệ thông tin; công tác quốc phòng, an ninh, tự vệ của Tổng công ty.

Nhiệm vụ và quyền hạn:

a) Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và quản lý hệ thống chất lượng

- Làm đầu mối tiếp nhận các tài liệu, văn bản, thông tin, thông báo, lịch làm việc, ấn phẩm báo chí … của cơ quan quản lý nhà nước, các địa phương, các đơn vị gửi đến Tổng công ty để báo cáo Lãnh đạo Tổng công ty xem xét, giải quyết;

- Điều phối việc xử lý văn bản, tài liệu, thông báo … gửi đến Văn phòng Tổng công ty; quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu công văn đi - đến của Tổng công ty. Ký, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ nhân viên cơ quan Tổng công ty; quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định, thực hiện nguyên tắc bảo mật đối với những văn bản, tài liệu thông tin theo quy định;

- Tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc theo quy định của pháp luật và quy chế, qui định của Tổng công ty. Chịu trách nhiệm về thể thức pháp lý đối với các văn bản hành chính của cơ quan Tổng công ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác bảo mật ở cơ quan Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc;

- Bố trí địa điểm và chuẩn bị các điều kiện để phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo định kỳ và đột xuất theo sự phê duyệt của Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc. Chuẩn bị nội dung (khi có yêu cầu), ra thông báo kết luận các cuộc họp, hội nghị, hội thảo (nếu có yêu cầu của người chủ trì);

- Xây dựng chương trình hợp tác của Tổng công ty với các đối tác trong và ngoài nước. Là đầu mối quan hệ với các đối tác nước ngoài và thông báo việc thay đổi nhân sự của Tổng công ty tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài của Tổng công ty.

- Thực hiện nhiệm vụ thư ký tổng hợp trong việc chủ trì xây dựng chương trình, chuẩn bị tài liệu, tham gia làm việc, ghi chép và theo dõi, đôn đốc thực hiện ý kiến kết luận của Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc tại các cuộc họp, chương trình công tác;

- Rà soát, kiểm tra về hình thức, nội dung dự thảo văn bản trình Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc;

- Làm đầu mối tiếp khách (bao gồm các cá nhân, tổ chức) đến làm việc với Tổng công ty; công tác lễ tân, tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo … do Tổng công ty tổ chức;

- Làm nhiệm vụ phiên dịch và ghi chép biên bản các buổi làm việc, đàm phán của Tổng công ty với đối tác nước ngoài;

- Lập báo cáo xin phép cơ quan quản lý có thẩm quyền các chuyến đi công tác nước ngoài của Người đại diện chủ sở hữu vốn nhà nước, Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc;

- Liên hệ với các Đại sứ quán hoặc các cơ quan ngoại giao nước ngoài và các cơ quan quản lý về xuất nhập cảnh của Việt Nam làm các thủ tục xuất nhập cảnh cho khách nước ngoài và cán bộ Tổng công ty được cử đi công tác nước ngoài.

- Phối hợp với các đơn vị chuyên môn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thư ký tổng hợp, ISO trong toàn Tổng công ty.

- Tham mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty về công tác quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và chủ trì thực hiện việc đánh giá nội bộ tại cơ quan Tổng công ty.

b) Về chương trình, kế hoạch công tác và tổng hợp

- Lập chương trình, kế hoạch làm việc của lãnh đạo Tổng công ty; lịch công tác tuần; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thi hành các quyết định, kết luận và các nhiệm vụ được lãnh đạo Tổng công ty giao cho các ban, các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Tổ chức thực hiện chế độ làm việc của cơ quan theo quy chế;

- Tổng hợp và lập báo cáo giao ban về chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của cơ quan Tổng công ty theo tháng, quí, 6 tháng và báo cáo tổng kết năm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Tổng Giám đốc.

c) Công tác quản trị

- Thực hiện công tác quản trị của cơ quan Tổng công ty; điều động, bố trí phương tiện đi lại phục vụ các đoàn công tác theo yêu cầu của Lãnh đạo và các Ban Tổng công ty; quản lý và khai thác cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị, phương tiện đi lại, hệ thống thông tin liên lạc và các tài sản khác của Cơ quan Tổng công ty, đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện, điều kiện làm việc của cơ quan Tổng công ty;

- Xây dựng kế hoạch đầu tư, xây dựng và tổ chức giám sát công tác đầu tư xây dựng trong cơ quan Tổng công ty, công tác sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn: nhà làm việc, các phương tiện đi lại, hệ thống điều hoà nhiệt độ, thang máy, trang thiết bị và dụng cụ làm việc, … Tổ chức triển khai công tác đảm bảo vệ sinh tại các phòng họp, phòng làm việc và chăm sóc cảnh quan tại cơ quan Tổng công ty, bảo đảm môi trường làm việc sáng, xanh, sạch, đẹp;

- Quản lý và theo dõi các hợp đồng cho thuê văn phòng và nhà, đất của cơ quan Tổng công ty;

- Thực hiện mua vé máy bay, vé tàu, vé xe phục vụ lãnh đạo và cán bộ, nhân viên Tổng công ty đi công tác.

d) Công tác quan hệ báo chí, truyền thông và văn hóa doanh nghiệp

- Nghiên cứu các văn bản của các cấp trên chủ trì biên soạn trình Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc ban hành các quy chế, quy định, văn bản hướng dẫn thực hiện các lĩnh vực công tác quan hệ cộng đồng; thông tin, tuyên truyền; quảng bá thương hiệu; giáo dục truyền thống; văn hoá doanh nghiệp và công tác thi đua, khen thưởng để áp dụng trong toàn Tổng công ty phù hợp với nhiệm vụ và các yêu cầu đặt ra của Tổng công ty;

- Làm đầu mối chủ trì làm việc với các cơ quan báo chí, truyền thông; Duy trì và phát triển mối quan hệ truyền thống giữa Tổng công ty với các cơ quan báo chí, truyền thông; Phối hợp tốt với các cơ quan báo chí, truyền thông để tuyên truyền các hoạt động của Tổng công ty nhất là các hoạt động xã hội từ thiện, phục vụ cộng đồng;

- Tổ chức công tác tuyên truyền, xây dựng quảng bá hình ảnh, thương hiệu Tổng công ty và in ấn các ấn phẩm của cơ quan Tổng công ty;

- Tổ chức và phối hợp tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị, sự kiện; thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết của cơ quan Tổng công ty; quản lý phòng truyền thống, phòng trưng bày của Tổng công ty.

đ) Công tác xã hội từ thiện

- Là đầu mối thực hiện công tác xã hội từ thiện của Tổng công ty và giúp Lãnh đạo Tổng công ty quan hệ với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của Tổng công ty.

e) Công tác công nghệ thông tin

- Chủ trì cùng các Ban của Tổng công ty tham mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty xây dựng chiến lược phát triển công nghệ thông tin theo từng giai đoạn nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và quản lý điều hành của Tổng công ty, phù hợp với định hướng, mục tiêu phát triển chung của Tổng công ty;

- Tham mưu Tổng Giám đốc Tổng công ty trong việc quản lý hệ thống hội nghị truyền hình, hệ thống liên lạc nội bộ và áp dụng các công nghệ tiên tiến trong quản lý để nâng cao hiệu quả hoạt động của Tổng công ty và các đơn vị;

- Trực tiếp quản lý mạng máy tính nội bộ (mạng LAN) cơ quan Tổng công ty, đảm bảo duy trì hoạt động liên tục, thông suốt, ổn định;

- Xây dựng, quản trị và duy trì hoạt động liên tục, ổn định website Tổng công ty; tổ chức biên tập và đưa tin, bài hàng ngày lên website; đăng ký và duy trì các tên miền của Tổng công ty;

- Phối hợp với các phòng, ban Tổng công ty xây dựng các quy trình luân chuyển thông tin giữa các bộ phận, giữa Tổng công ty với các đơn vị trực thuộc, các công ty con, công ty liên kết;

- Đầu mối tham mưu Tổng Giám đốc Tổng công ty trong việc xây dựng, triển khai, bảo trì bảo dưỡng, nâng cấp các chương trình phần mềm phục vụ sản xuất kinh doanh và công tác quản lý điều hành của Tổng công ty. Triển khai và hướng dẫn sử dụng các phần mềm nghiệp vụ tại cơ quan Tổng công ty; tư vấn, giúp đỡ các đơn vị trực thuộc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin kết nối với hệ thống mạng của Tổng công ty.

f) Công tác thi đua, khen thưởng

- Chủ trì cùng các Ban của Tổng công ty tham mưu cho Lãnh đạo Tổng công ty triển khai, thực hiện công tác khen thưởng định kỳ và đột xuất cho các tập thể, cá nhân trong toàn Tổng công ty theo Luật Thi đua Khen thưởng và theo các hướng dẫn của Bộ Công Thương;

- Làm đầu mối triển khai các thủ tục ghi nhận, động viên, khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân ngoài Tổng công ty đã tham gia đóng góp hiệu quả trong các lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty;

- Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của Tổng công ty và cơ quan Tổng công ty.

g) Công tác y tế

- Tổ chức, quản lý công tác y tế cơ quan Tổng công ty, tổ chức khám chữa bệnh, khám sức khoẻ hàng năm cho cán bộ, nhân viên cơ quan Tổng công ty và công tác phòng, chống bệnh dịch tại cơ quan Tổng công ty;

- Thường trực Ban Chỉ đạo phòng chống HIV/AIDS và tệ nạn xã hội, dân số và kế hoạch hóa gia đình của Tổng công ty.

h) Công tác quốc phòng, an ninh, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy

- Tổ chức công tác bảo vệ an ninh và trật tự an toàn về tài sản của cơ quan Tổng công ty và của cán bộ nhân viên, của khách đến quan hệ công tác trong phạm vi Cơ quan Tổng công ty;

- Chủ trì tổ chức thực hiện và làm đầu mối quan hệ với các cơ quan có liên quan về công tác an ninh và bảo vệ trật tự an toàn trong Tổng công ty;

- Chủ trì tổ chức thực hiện và giúp Ban chỉ huy quân sự Tổng công ty về công tác quốc phòng, quân sự địa phương của Tổng công ty;

- Tổ chức, quản lý phòng cháy chữa cháy tại cơ quan và quản lý lực lượng bảo vệ, tự vệ, phòng cháy chữa cháy theo quy định;

- Thường trực Ban Phòng chống bão lụt và Phòng cháy chữa cháy Cơ quan Tổng công ty.

i) Công tác khác

- Đầu mối liên hệ với Ban liên lạc hưu trí cơ quan Tổng công ty và tổ chức các buổi gặp mặt của lãnh đạo Tổng công ty với cán bộ hưu trí;

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc phân công.

Facebook
Tin mới cập nhật
Ngày 6/6/2017, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Nghị định số 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị công ...
Với sự tăng trưởng mạnh mẽ trong những năm qua, ngành thép Việt Nam đã có bước phát triển đáng ...
Theo số liệu của Hiệp hội thép Mỹ Latinh (Alacero), trong quý I/2017, khu vực này đã nhập 1,9 triệu ...
Do giá thép nhập khẩu tăng hơn 52% so với cùng kỳ năm 2016, đã kéo kim ngạch nhập khẩu ...
Thép đang là mặt hàng đi đầu trong việc sử dụng biện pháp phòng vệ thương mại, trong đó có ...
Nhiều chuyên gia trong ngành thép cho rằng, thuế tự vệ chỉ là biện pháp tạm thời giúp các doanh ...
Bộ Thương mại Hoa Kỳ thông báo lựa chọn bị đơn bắt buộc điều tra chống lẩn tránh thuế AD/CVD ...
BẢN QUYỀN TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM - CTCP
Trưởng ban biên tập: Ông  Trịnh Khôi Nguyên - Phó Tổng giám đốc
Giấy phép số 279/GP-BC của Cục Báo chí - Bộ VHTT cấp ngày 12.09.2006
Trụ sở chính: 91 Láng Hạ, Q. Đống Đa, Hà Nội
ĐT: 84.4 3856 1767 Fax: 84.4 38561815
Văn phòng đại diện tại TP.Hồ Chí Minh: 56 Thủ Khoa Huân, Q. 1, TP. HCM
ĐT: 84.8 38291539 Fax: 84.8 38296301